Hội nghị – Hội thảo là những sự kiện quan trọng và được tổ chức rất thường xuyên ở các doanh nghiệp lớn nhỏ. Khi số lượng buổi hội nghị tổ chức mật độ cao thì cần phải cân nhắc và sát sao với chi phí để không quá tốn kém, hao hụt ngân sách công ty. Vì vậy doanh nghiệp cần liệt kê và lưu ý những chi phí về ngân sách như sau:
𝐂𝐡𝐢 𝐩𝐡𝐢́ 𝐜𝐡𝐨 đ𝐢̣𝐚 đ𝐢𝐞̂̉𝐦 𝐭𝐨̂̉ 𝐜𝐡𝐮̛́𝐜+ Tận dụng hội trường, văn phòng doanh nghiệp để tiết kiệm chi phí.
+ Lượng khách là 10-30 người thì có thể thuê quán coffee, phòng họp nhỏ…
+ Lượng khách lớn hơn thì nên thuê các trung tâm tổ chức sự kiện, hội nghị…
𝐂𝐡𝐢 𝐩𝐡𝐢́ 𝐭𝐡𝐢𝐞̂́𝐭 𝐛𝐢̣ 𝐡𝐨̂̃ 𝐭𝐫𝐨̛̣+ Số lượng người tham dự <50 người có thể sử dụng 1-2 máy chiếu và backdrop sân khấu.
+ Với sự kiện quy mô lớn có tiết mục, người tham dự >50 người, tích hợp màn hình led và máy chiếu/ màn hình led phụ (nếu có).
+ Ngoài ra còn chi phí cho âm thanh ánh sáng, standee, trang trí phụ thuộc vào yêu cầu sự kiện.
𝐂𝐡𝐢 𝐩𝐡𝐢́ 𝐡𝐚̣𝐧𝐠 𝐦𝐮̣𝐜 𝐧𝐡𝐚̂𝐧 𝐬𝐮̛̣+ Diễn giả/Chuyên gia: Tùy vào mức độ nổi tiếng mà chi phí sẽ có sự chênh lệch. Hạng mục này có thể cân nhắc hợp lý.
+ MC: Với một cuộc họp đơn giản, quy mô nhỏ có thể đề cử một cá nhân trong công ty đảm nhiệm. Tuy nhiên với sự kiện nhiều nội dung sẽ mất đi sự chuyên nghiệp nếu không có MC.
𝐂𝐡𝐢 𝐩𝐡𝐢́ 𝐭𝐢𝐞̣̂𝐜 𝐓𝐞𝐚-𝐛𝐫𝐞𝐚𝐤Có thể chọn dịch vụ ngay tại trung tâm hoặc tự chuẩn bị.
𝐂𝐡𝐢 𝐩𝐡𝐢́ 𝐝𝐮̛̣ 𝐩𝐡𝐨̀𝐧𝐠Dù chưa có một con số cụ thể nào về chi phí dự phòng. Tuy nhiên, nhiều đơn vị tổ chức sự kiện gợi ý rằng ngân sách cho các sự cố bất ngờ thường chiếm 5% – 10% tổng ngân sách tổ chức sự kiện. Nhưng tùy thuộc vào loại sự kiện, chi phí dành cho rủi ro có thể điều chỉnh trong từng trường hợp.
Checklist trên có thể được thêm hay bớt một vài mục chi phí khác. Vì vậy chi phí cần có thông tin chính xác về sự kiện để được tư vấn, lên báo giá chi tiết và cân nhắc. Tránh xảy ra tình trạng hóa đơn đã trao tận tay nhưng lại không có ngân sách để chi trả. Liên hệ ngay với TNT để được tư vấn nhanh chóng nhé!
