HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG LÀ GÌ? QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ NHƯ THẾ NÀO?

Đối với các doanh nghiệp lớn nhỏ cũng như với các Ban lãnh đạo cấp cao thì Hội nghị Khách hàng sẽ là một sự kiện vô cùng quan trọng trong việc đẩy mạnh kết quả, duy trì quá trình hoạt động kinh doanh lành mạnh của doanh nghiệp. Do đó bạn cần phải nắm rõ khái niệm, quy trình thực hiện và các vấn đề xoay quanh.

Tổ chức hội nghị khách hàng là một trong những sự kiện quan trọng nhất được tổ chức thường niên ở các doanh nghiệp. Đây không chỉ là cơ hội phát triển mối quan hệ với khách hàng mà còn giúp thu hút những khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp. Vậy tổ chức như thế nào để đạt được kết quả tốt nhất, hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây nhé.

VỀ TNT EVENT

ĐỘI NGŨ TNT EVENT

TNT EVENT với kinh nghiệm tổ chức đa dạng các loại hình Hội thảo, Hội nghị và Tri ân khách hàng.

Chúng tôi tập trung tạo sự ấn tượng, chỉn chu và hoàn hảo nhất cho sự kiện tạo sự hài lòng tuyệt đối với khách hàng và người tham dự. Bên cạnh đó là các hoạt động kích cầu, tạo hiệu ứng truyền thông và Tăng doanh số cho thương hiệu.

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng

Với vai trò quan trọng cũng như lợi ích to lớn mà hội nghị tri ân khách hàng mang đến thì quy trình tổ chức cần phải được thực hiện chu đáo, chuyên nghiệp, đầy tính sáng tạo và thu hút khách mời. Dưới đây là những bước để tổ chức hội nghị dành cho khách hàng:

1. Lên danh sách khách mời

Lên danh sách khách mời luôn là điều cần thiết và nên được ưu tiên thực hiện ngay từ ban đầu. Theo đó, bạn cần phải xác định sẽ mời những ai đến tham dự chương trình tri ân khách hàng của mình. Bên cạnh những vị khách chính như nhà phân phối, đại lý, nhà cung cấp, các đối tác thì bạn cũng cần mời giới truyền thông để xây dựng hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Việc xác định lượng khách mời sẽ giúp doanh nghiệp có được kế hoạch đón tiếp trọn vẹn, chu đáo, dễ dàng tìm kiếm sảnh tiệc tổ chức phù hợp từ đó góp phần tạo thành công cho sự kiện.

2. Xác định thời gian tổ chức 

Xác định thời gian cũng là bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện. Theo đó, doanh nghiệp cần chọn thời điểm để tổ chức vào lúc đa số mọi người thảnh thời, có nhiều thời gian để tham dự hội nghị. Thông thường các doanh nghiệp thường chọn những ngày cuối tuần vào khung giờ từ 14h – 16h chiều để tổ chức sự kiện. Đây là khoảng thời gian được đánh giá tỷ lệ khách mời tham dự rất cao.

3. Tìm kiếm địa điểm tổ chức hội nghị

Không gian chính là yếu tố quan trọng trong việc tạo nên sự thành công cho hội nghị. Bên cạnh việc lựa chọn một địa điểm có vị trí thuận lợi, càng gần trung tâm càng tốt, dễ tìm kiếm và di chuyển thì doanh nghiệp nên ưu tiên chọn những trung tâm có hệ thống sảnh tiệc sang trọng, quy mô đa dạng. Đến với những trung tâm tổ chức chuyên nghiệp, có nhiều sảnh tiệc thì bạn sẽ dễ dàng chọn sảnh phù hợp với lượng khách mời của mình. Ngoài ra khi tham khảo sảnh bạn cũng cần chú ý đến trang thiết bị, hệ thống âm thanh, ánh sáng cũng như yếu tố an ninh, an toàn của địa điểm đó nữa nhé.

4. Xây dựng kịch bản tổ chức

Để buổi hội nghị được diễn ra trọn vẹn và suôn sẻ điều cơ bản và cần thiết nhất bạn cần làm đó là xây dựng một kịch bản rõ ràng, chi tiết. Một kịch bản được lên cụ thể sẽ đảm bảo mọi hạng mục được thực hiện đầy đủ và đúng tiến độ. Ngoài ra, bạn còn dễ dàng dự đoán trước những tình huống phát sinh và có biện pháp phòng tránh nó hiệu quả.

• Xác định mục tiêu của sự kiện để từ đó có thể đưa ra chủ đề (concept) cho hội nghị.
• Và những yếu tố như thiệp mời, thiệp cảm ơn, quà tặng, sân khấu, backdrop, banners,…  sẽ được thiết kế đồng điều theo một chủ đề nhất định như vậy. Với sự đồng bộ này chắc chắn sẽ để lại nhiều dấu ấn đậm nét hơn trong lòng khách mời.
• Ngoài ra, bạn nên hạn chế đi theo kịch bản đã sử dụng những năm trước, không lặp lại những ý tưởng cũ để tránh đi theo lối mòn gây nhàm chán cho khách mời.
• Trong kịch bản, bạn cần tạo những khoảnh khắc quan trọng (key moment) để tạo điểm nhấn cho sự kiện. Hãy nhớ rằng nó phải thật sự đặc sắc, theo đúng chủ đề sự kiện và tính khả thi cao.

Xem thêm hình ảnh

LIÊN HỆ TƯ VẤN

Để lại thông tin tới chúng tôi để được tư vấn miễn phí, nhanh nhất và phù hợp ngân sách theo yêu cầu của Quý khách hàng

LIÊN HỆ BÁO GIÁ

TƯ VẤN NHANH CHÓNG

KẾ HOẠCH HIỆU QUẢ

TIẾT KIỆM CHI PHÍ

Ý NGHĨA CỦA HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG

Đối với phía doanh nghiệp

Thông qua sự kiện, doanh nghiệp có thể gửi gắm thông điệp, những tri ân sâu sắc đến tất cả khách hàng đã cùng đồng hành và tin tưởng suốt thời gian qua. Giúp công ty giữ được sợi dây kết nối khăng khít với khách hàng, tăng số lượng khách hàng trung thành và quay trở lại.

Hơn nữa, tạo cơ hội để doanh nghiệp tiếp cận và thiết lập những mối quan hệ mới với khách hàng tiềm năng, từ đó có thể mở rộng quy mô hoạt động trong tương lai. Đồng thời hội nghị còn giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, xây dựng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, định hình phong cách và nét đặc trưng riêng biệt của công ty.

Đối với Khách hàng

Bên cạnh những ý nghĩa đặc biệt mà hội nghị mang đến cho doanh nghiệp, đây còn là sự kiện đem lại những giá trị tuyệt vời cho khách hàng. Bởi đây chính là dịp để khách hàng có thể tiếp cận về quy trình, cách thức mà doanh nghiệp đó đã tạo ra sản phẩm, dịch vụ bấy lâu nay họ vẫn thường sử dụng.

Ngoài ra, khi tham dự, khách hàng còn có thể biết thêm nhiều thông tin bổ ích khác, xây dựng niềm tin vững chắc, có cơ hội nhận được những món quà tri ân, voucher giảm giá,…

CÁC BƯỚC ĐỂ HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG THÀNH CÔNG

1. Đón khách

Là bước đầu thể hiện sự chu đáo và chuyên nghiệp của doanh nghiệp, phần nào khẳng định sự đẳng cấp của sự kiện. Vì vậy cần có PG để thực hiện việc tiếp đón khách mời. Bạn cần xác định rõ về tác phong, trình tự, thủ tục check in nhanh chóng để đội PG nắm rõ. Khu vực checkin cần có bàn Teabreak để tăng thêm sự chu đáo với khách mời.

2. Hướng dẫn khách vào bàn

Sau khi đón khách ở sảnh chờ, doanh nghiệp nên phân công người dẫn dắt khách vào bàn để tránh sự lộn xộn cũng như thể hiện sự chu đáo. Lưu ý rằng nếu khu vực khách VIP không đến đủ, bạn nên linh hoạt sắp xếp khách mời khác lên vị trí trống để không gian không bị rời rạc, mất kết nối nhé.

3. Quá trình diễn ra sự kiện

Lúc này sẽ là lúc để ban lãnh đạo lên phát biểu, quảng bá sản phẩm, dịch vụ, gửi lời tri ân và trao quà tặng cho khách mời. Sau cùng sẽ là phần khui champagne để khai tiệc.

4. Đãi tiệc

Tuỳ thuộc và ngân sách để doanh nghiệp chọn thực đơn phù hợp nhất. Lưu ý rằng các món ăn không chỉ đảm bảo yếu tố thẩm mỹ, hương vị mà còn phải đầy đủ dinh dưỡng và hợp khẩu vị của đa số khách mời. Doanh nghiệp nên lồng ghép vào những tiết mục ca nhạc, hoạt náo đặc sắc để khiến buổi tiệc thêm phần sôi động nhé.

5. Gameshow, tổ chức bốc thăm trúng thưởng

Có thể nói đây chính là phần được nhiều khách mời hào hứng nhất. Bạn nên chọn những phần quà là sản phẩm, dịch vụ của công ty hoặc có sự liên quan để nhằm mục đích quảng bá. Bên cạnh đó, nên chọn những MC chuyên nghiệp, linh hoạt trong cách thức tổ chức, có chất giọng khỏe khoắn, pha chút dí dỏm để có thể hoạt náo không khí cho sự kiện.

6. Tiễn khách

Cũng như phần đón khách, tiễn khách cũng phần nào thể hiện sự chuyên nghiệp và chu đáo của doanh nghiệp. Chỉ có một phần khác biệt đó là doanh nghiệp sẽ chuẩn bị thêm những phần quà để trao tặng mỗi vị khách mời và niềm nở tiễn khách ra về.

Những lưu ý khi tổ chức hội nghị khách hàng

Để tránh những vấn đề phát sinh ảnh hưởng đến sự kiện, Quý khách cần lưu các vấn đề sau để sự kiện được diễn ra suôn sẻ nhất:

• Xin giấy phép tổ chức của chính quyền địa phương
• Gửi thư mời cho khách mời ít nhất trước khi tổ chức 7 ngày
• Chuẩn bị các tài liệu quảng bá hình ảnh doanh nghiệp đầy đủ
• Lựa chọn cách sắp xếp bàn ghế phù hợp với tính chất sự kiện
• Thường xuyên kiểm tra các thiết bị điện tử khi sử dụng trong hội nghị
• Nên chạy thử chương trình
• Nên chuẩn bị chu đáo nhân sự và trang thiết bị ý tế túc trực sẵn sàng
• Mời những diễn giả, nhân vật nổi tiếng đến sự kiện
• Chọn đơn vị tổ chức hội nghị chuyên nghiệp
• Có những kế hoạch dự bị, phương án cho tình huống phát sinh
• Chăm sóc khách hàng sau khi buổi hội nghị tri ân khách hàng (gọi điện hỏi thăm, gửi email, quà tặng,…)

Bài viết trên đây TNT EVENT đã tổng kết tất cả những vấn đề liên quan đến hội nghị khách hàng. Mong rằng với những chia sẻ này sẽ giúp Quý doanh nghiệp tổ chức một buổi hội nghị thành công, trọn vẹn nhất. Nếu quý khách muốn được tư vấn về Ý tưởng, Cách thức tổ chức hoặc bất kỳ vấn đề nào, đừng chần chừ liên hệ ngay với TNT EVENT nhé!

LIÊN HỆ NGAY VỚI CHÚNG TÔI ĐỂ NHẬN VỀ MỘT KẾ HOẠCH TỔ CHỨC HIỆU QUẢ NHẤT!

Do you have a question?

CONTACT